Innovatieve ondersteuning bij groeiend debiteurenbeheer

Tot 2009 verzorgde TKP, wat staat voor TPG KPN Pensioen, de pensioenadministratie voor ondernemerspensioenfondsen. Na dit jaar is het roer omgegaan met het besluit om ook het beheer van bedrijfstakpensioenfondsen in de dienstverlening op te nemen. Een beslissing die zou bijdragen aan de continuïteit van het bedrijf.

TKP had meteen een aantal potentiële klanten, zoals de vervoerssector en het notariaat. Om dergelijke pensioenfondsen te bedienen zijn een debiteurenadministratie en incassoafdeling nodig: mensen die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van facturen en herinneringen en het incassotraject voor openstaande facturen. TKP zocht een partij die deze werkzaamheden kon verzorgen.

Afspraak is afspraak

De zoektocht van TKP leidde min of meer per toeval naar Vesting Finance. Hoewel er gesprekken zijn geweest met een derde partij, is de pensioenuitvoerder met Vesting Finance in zee gegaan. Zowel de hoge kwaliteit van de dienstverlening die goed aansluit op de wensen van TKP als de bijzonder goede solvabiliteitspositie van Vesting Finance gaf de doorslag. Ook het gegeven dat Vesting Finance in het bezit is van een ISAE 3402 certificaat, was voor de externe auditor van TKP een belangrijk argument om voor deze kredietmanagementorganisatie te kiezen.
Voor het management van TKP zijn belangrijke pluspunten dat Vesting Finance zich opstelt als partner met dezelfde ideeën over de kwaliteit van de dienstverlening als TKP. Flexibel, maar ook: afspraak is afspraak. Daarnaast bleek het rendement op incasso’s goed.

Consolidatieslag

In de pensioenbranche is de laatste jaren sprake van een consolidatieslag. Aan pensioenuitvoerders, zoals TKP, worden strengere eisen gesteld door DNB en de AFM. Een direct gevolg van deze marktontwikkeling is dat Vesting Finance, als partner van TKP ook aan hogere eisen moet voldoen en hierin slaagt. Door de consolidatie is niet alleen het aantal pensioenfondsen, maar ook het aantal pensioenuitvoerders behoorlijk afgenomen. TKP is de dans ontsprongen en de pensioenuitvoerder floreert in een krimpende markt, gesteund door Vesting Finance.

Grote volumes

Sinds de samenwerking met Vesting Finance is er bij TKP veel veranderd. Verschillende nieuwe pensioenfondsen zijn erbij gekomen en inmiddels staan ruim 30.000 werkgevers in de boeken. De samenwerking begon met de administratie van pensioenfondsen binnen de vervoerssector en het notariaat. Later zijn daar onder meer het pensioenfonds van de bakkers, de landbouwers en de accountants aan toegevoegd. In het hechte partnerschap heeft Vesting Finance TKP in die volumegroei prima kunnen ondersteunen.
Behalve een toename van de werkzaamheden heeft ook de automatisering een grote vlucht genomen. Drijfveren achter de verregaande automatisering zijn het laaghouden van de kostprijs en het benutten van kansen om te innoveren. Vesting Finance heeft op het vlak van automatisering enorme stappen gemaakt en de IT-afdeling opgeschaald. Een keuze die noodzakelijk is om de grote hoeveelheden dossiers binnen TKP aan te kunnen. Dankzij de kwaliteit van de automatisering lopen klanten niet weg bij TKP, omdat de dienstverlening gewoon goed is.

Transparant

TKP en Vesting Finance hebben duidelijke afspraken gemaakt over hoe de twee partners opereren. Zo wordt de factuur door Vesting Finance, maar uit naam van het pensioenfonds verstuurd. Vervolgens wordt de herinnering eveneens vanuit het pensioenfonds verstuurd. Als de klant dan nog niet betaalt, komt het logo van Vesting Finance boven de brief te staan. Bij vragen belt men in de eerste stadia met het pensioenfonds en in voorkomende gevallen ook al met Vesting Finance, maar in de incassofase nemen medewerkers van Vesting Finance deze contacten over. De werkwijze van Vesting Finance is daarbij zeer transparant. TKP kan in de systemen van Vesting Finance kijken en precies zien wat de collega’s van Vesting Finance hebben gedaan en hoeveel contacten er zijn geweest. TKP voedt op zijn beurt de specialisten van Vesting Finance door dagelijks mutaties door te geven via de interface. TKP is tevreden over de samenwerking en wil die graag zo voortzetten. Het management ziet Vesting Finance als een stabiele partner, die begrijpt wat er speelt en voortdurend blijft innoveren.